El sistema decontabilidad por partida doblees la base del sistema estándar usado pornegociosy otras organizaciones para llevar lacuentade las transacciones financieras. Su premisa es que las condiciones financieras y los resultados de las operaciones de un negocio (u otra organización) se representan cabalmente por variables, llamadas cuentas, cada una de las cuales refleja un aspecto particular del negocio como valor monetario.
Cada transacción se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los valores dedébitodeben ser iguales al valor total de los valores decrédito. La premisa para esto es que cualquier transacción monetaria debe afectar lógicamente a dos aspectos de una compañía. Por ejemplo, si se compra un elemento (Inventario de Débito), también debe ser pagado (Cuenta de Banco de Crédito). De la misma forma, si se vende un elemento (Inventario de Crédito), entonces también se le debe pagar por él a la compañía (Cuenta de Banco de Crédito). La mayoría de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o más entradas (ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama de doble partida porque todas las transacciones deben estar "equilibradas" - los lados de débito y crédito deben equivaler el mismo monto.
Históricamente, las entradas de débito han sido registradas al lado izquierdo y los valores de crédito al derecho de una cuenta general de legajo. Las cuentas del legajo se establecen como cuentas T, así llamadas porque recuerdan la letra T cuando la cuenta está vacía o llena, y cuando esto sucede hay que anular la cuenta.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crédito.
En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los debitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los créditos de los debitos el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la ecuación patrimonial. Si los debitos representan lo que se tiene, los créditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio)
La técnica contable de hoy día, esta fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminución de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente económico.
Esta técnica la podemos representar de la siguiente manera:
Débitos
Créditos
Aumento de activos
Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo
Aumento de pasivos
Disminuciones del Patrimonio
Aumento de patrimonio
Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:
1. No hay deudor sin acreedor, y viceversa. (No hay partida sin contrapartida).
2. A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el mismo importe.
3. En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber.
4. Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan.
5. El patrimonio del ente es distinto al de su/s propietario/s.
6. El valor de los recursos de un ente es igual al valor de las participaciones que recaen sobre él.
La ecuación patrimonial y sus elementos.
La ecuación patrimonial, que en realidad no es una ecuación sino una
igualdad, puesto que no existe ninguna incógnita, presupuesto esencial de las
ecuaciones, es junto con el Método de la partida doble, los pilares de la contabilidad actual.
La ecuación patrimonial esta fundamentada en el Método de la partida
doble, la cual permite tener un equilibrio en la medida en que lo que se tiene
se debe, y es en la ecuación patrimonial donde se comprende la importancia y la
esencia de la partida doble.
En principio la ecuación patrimonial señala que el activo es igual al
patrimonio, pero cuando surge el pasivo la ecuación se convierte en activo
= pasivo + patrimonio.
La ecuación tiene tres variables o elementos que a continuación se
explican: Activo. Los bienes y derechos de la empresa Pasivo. Las deudas de la empresa con terceros Pasivo. Las deudas de la empresa con los socios
Las anteriores variables son dinámicas teniendo en cuenta que como
resultado de las operaciones económicas de la empresa, estas tres variables
pueden cambiar. El pasivo puede cambiar por aplicación directa del activo y el
patrimonio puede cambiar por los resultados del ejercicio económico de la
empresa, que viene dado de restar a los ingresos los costos y los gastos. El
activo puede también cambiar por acción del pasivo y del patrimonio. Más
adelante se tratara con más detalle las disminuciones y aumentos de cada una de
las variables de la ecuación patrimonial.
Una empresa para poder operar requiere de unos activos y de un Capital
de trabajo que permita operar dichos activos. Así que para
poder adquirir esos activos, debe la empresa necesariamente recurrir a una
financiación, puesto que según los principios de la partida doble, los recursos
no se pueden crear por si mismos sino que debe provenir de otra fuente, que en
este caso es la otra parte. Una parte es la empresa y la otra parte es quien
financia la empresa, puesto que esta sola no puede operar sino con los recursos
que le provea la otra parte, la contrapartida.
Siendo así las cosas, la empresa puede recurrir a dos tipos de
financiación para obtener los recursos para sus activos y su capital de trabajo
necesarios para operar. En primer lugar, la financiación proviene de los
socios, accionistas o dueños de la empresa. Aquí entonces la ecuación
patrimonial más primitiva: Activo = Patrimonio. Activos son los
bienes y el capital de trabajo de la empresa y patrimonio son los recursos
pertenecientes a los socios, accionistas o dueños que le suministraron a la
empresa para la adquisición de esos activos y del capital de trabajo.
Pero, ¿que sucede cuando los socios, accionistas o dueños de la empresa
no cuentan con los recursos necesarios para financiar todos los activos y el
capital de trabajo que requiere la empresa para operar? Es aquí donde hace
aparición la otra variable de la ecuación patrimonial que es el pasivo. Cuando
los socios no disponen de los recursos que su empresa requiere, se hace
necesario recurrir a terceros par su financiación, son estas obligaciones
adquiridas con esos terceros lo que se denomina pasivo, con lo cual se completa
la ecuación patrimonial: Los activos son financiados en un 100%; una parte por
los dueños (Patrimonio) y la parte restante por terceros (Pasivo)
La ecuación patrimonial opera mediante la partida doble que se basa en
el movimiento de ciertas cuentas que representan las disminuciones y/o aumentos
en cada una de las variables o elementos de la ecuación patrimonial.
Lo anterior se puede sintetizar de la siguiente forma:
Débitos
Créditos
· Aumento de Activos
· Disminuciones del Activo
· Disminuciones del Pasivo
· Aumento de Pasivos
· Disminuciones del Patrimonio
· Aumento de Patrimonio
La ecuación patrimonial representa un equilibrio entre los lo que se
tiene (Activos) y lo que se debe (Pasivo, Patrimonio), ecuación que es
dinamizada por los resultados económicos de la empresa durante un periodo
determinado.
Es así como se observa que el activo se puede afectar de diferentes
formas. Este se aumenta cuando los pasivos o el patrimonio se incrementan; esto
se debe a que como ya se ha explicado, la única forma de adquirir activos es
mediante la financiación que ofrecen los pasivos y el patrimonio. Ejemplo
cuando un socio aporta bienes, estos se convierten en activos de la empresa, o
cuando un banco hace un crédito a la empresa, este crédito se convierte en dinero en
efectivo, dinero que es un activo.
Caso contrario; el activo se disminuye mediante la disminución de los
pasivos o el patrimonio. Un caso puede ser cuando la empresa cancela un crédito
que tenia con un banco, para esto debe destinar de su activo, un dinero para
pagar esa obligación, por lo que la cuenta de efectivo se vera disminuida.
Igual sucede con la disminución del patrimonio, esto pude suceder por ejemplo
cuando se distribuyen utilidades, las que se deben pagar en cheque disminuyendo
una cuenta de activo como lo es la de bancos.
Se puede dar el caso también, que el patrimonio se aumente por medio de
una disminución de pasivos, como cuando se decide capitalizar un pasivo, es
decir, se paga el pasivo con acciones. Igualmente, el patrimonio se puede
disminuir con el aumento de un pasivo, como seria pagar utilidades con un
sobregiro de bancos.
Otra de las formas de afectar el patrimonio es vía resultado del ejercicio, y
que quizás es la más importante, puesto que esta representa la utilidad o la
perdida en la empresa, y de este resultado depende la viabilidad futura de
cualquier ente económico.
Los resultados del ejercicio están dados de la diferencia entre
ingresos, costos y gastos. Si el primero es mayor que los otros se presenta utilidad,
de lo contrario se configura una perdida. La utilidad es un crédito a la cuenta
del patrimonio y la perdida es un debito a la cuenta del patrimonio, que como
se sabe, las cuentas del patrimonio son de carácter crédito, de modo tal que
los debitos vienen a disminuir el valor del patrimonio.
La disminución del patrimonio por causa de una perdida, significa al tiempo una
disminución de los activos; esto porque para generar ingresos se debió realizar
activos, activos que fueron mayores a los ingresos recibidos por la enajenación
de dichos activos.
Gráficamente podríamos expresar:
Activo1.000
Pasivo 400
Patrimonio 600
Activo1.000
Patrimonio1.000
Activo1.000
Pasivo 600
Patrimonio 400
Las variables de la ecuación pueden variar creando infinitas
combinaciones, pero siempre se mantendrá la igualdad.
El juego de la ecuación seria:
Si tenemos por ejemplo, un pasivo de 4.000 y unos activos de 10.000,
partiendo de la ecuación se puede determinar que el patrimonio es igual 10.000
– 4.000 = 6.000.
(A-P) = PT.
O si tenemos un patrimonio de 15.000 y unos activos de 20.000, el pasivo
se determina restando el patrimonio a los activos (20.000 – 15.000) = 5.000.
P = (A - PT)
Si se tiene un pasivo de 20.000 y un patrimonio de 30.000, los activos
son el resultado de sumar pasivos y patrimonio, lo que da 20.000 + 40.000 =
50.000
Duración: 100 horas académicas y 20 horas
practicas
Inventarios
Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo circulante.
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).
A. CLASES DE INVENTARIOS
De acuerdo a las características de la empresa
encontramos cinco tipos de inventarios:
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos
como productos elaborados.
Inventario de Productos en Proceso
de Fabricación:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las
empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de
manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra
y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se
elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de
Fábrica:
Son los materiales con los que se elaboran los
productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura,
lija, clavos, lubricantes, etc.).
B. FACTORES
QUE COMPRENDE EL CONTROL
Existen
cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
·Cantidad
·Tiempo
·Costo
·Calidad
·Los tres primeros son de carácter
cuantitativo y el último, como su nombre lo indica, es eminentemente
cualitativo.
· El factor cantidadse aplica en actividades en las que el
volumen es importante; a través delfactor tiempose controlan las fechas programadas;
·El costoes utilizado como un indicador de la
eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones
de ciertas actividades.
·La calidadse refiere a las especificaciones que debe
reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
C. CONTROL DE
INVENTARIOS
Su objetivo
primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a
materiales, productos en proceso y productos terminados.
Un buen control de
inventarios permite:
- Disponer de
cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las
necesidades de la empresa.
- Evitar pérdidas considerables en las ventas.
- Evitar pérdidas
innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado.
- Reducir al mínimo
las interrupciones de la producción.
- Reducir los costos
en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la
producción, derechos de almacenaje, depreciación.
Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma
óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y
materias primas, como productos terminados.
En síntesis, la organización de contar con un inventario suficiente para
satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de
material, puede ser causa de la pérdida de un cliente, lo que se traduce en
pérdidas financieras.
Para el control de
inventarios se usan:
Desde métodos muy
sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, Kárdex
de entrada y salida; hasta técnicas más complejas como la investigación de
operaciones.
Control de la
producción
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar
todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas
de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de
ventas.
- Disminución de tiempos ociosos
-Reducción de costos.
- Evita demoras en la producción.
- Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes.
- Incrementa la productividad.
Control de Compras
Relacionada
fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el
cumplimiento de actividades tales como:
-Selección adecuada de los proveedores.
- Evaluación de la cantidad y la calidad especificada por el departamento solicitante.
- Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.
-Determinación del punto de pedido y de orden
- Comprobación de precios
D. SISTEMAS DE INVENTARIO
1. Sistema de inventario periódico:
Por medio de este sistema, los comerciantes determinan el
valor el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un
conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse inventario inicial
o inventario final, según el caso.
-Inventario Inicial: es la relación detallada y minuciosa
de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus
actividades, después de hacer un conteo físico.
-Inventario Final: es la relación de existencias al
finalizar un periodo contable
Contabilización:
Al contabilizar el inventario inicial se debita la cuenta
Mercancías no Fabricadas por la Empresa al inicio del período contable, y se
acredita al cerrar el ejercicio contable para cancelar su saldo.
Al finalizar el periodo contable, se cancela el
inventario inicial contra la cuenta Ganancias y Pérdidas; luego se incorpora el
inventario final, que en el próximo periodo contable se convierte en el nuevo
inventario inicial.
Ejemplo: El 31 de Julio de 2002 se constituye la empresa
"XX" ., los aportes de los socios en mercancías son de: $6.000.000.
El 31 de diciembre del mismo año realiza un inventario final valorado en
$4.000.000.
El asiento del inventario inicial quedará:
Código
Cuentas
Debe
Haber
1435
Mercancías no Fab. por la empresa.
6.000.000
3115
Aportes Sociales
6.000.000
SUMAS
IGUALES
6.000.000
6.000.000
El asiento de CANCELACION del inventario quedará:
Código
Cuentas
Debe
Haber
5905
Ganancias y Pérdidas
6.000.000
1435
Mercancias no Fab. Por la empresa
6.000.000
SUMAS IGUALES
6.000.000
6.000.000
El asiento para incorporar el inventario final de
mercancías quedará:
Código
Cuentas
Debe
Haber
1435
Mercancías no Fab. por la empresa.
6.000.000
5905
Ganancias y Pérdidas
6.000.000
SUMAS IGUALES
6.000.000
6.000.000
Registro de entradas
y salidas de mercancías en el sistema de inventario periódico.
Cuando se utiliza este sistema, la cuenta Mercancías no
Fabricadas por la Empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de
entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas de Compras y Comercio
al por Mayor y al por Menor, respectivamente. Así mismo, las devoluciones, se
registran en la cuentas Devoluciones en Compras, o en Ventas, de acuerdo con el
catálogo de cuentas PUC.
Ejemplo 1: La empresa "XX" compra mercancías a
crédito según factura No. 8001 por valor de $600.000; IVA 16%, vendedor gran
contribuyente. (Régimen Común)
Código
Cuentas
Debe
Haber
6205
DE MERCANCIAS
600.000
2408
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
96.000
2205
Nacionales
696000
Sumas
iguales
696.000
696.000
Ejemplo 2: Vende mercancías a crédito a Jorge Castro por
$2.000.000, IVA 16%, según fac. 1001
Código
Cuentas
Debe
Haber
1305
CLIENTES
2.320.000
13050570
Jorge Castro
4135
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
2.000.000
2408
IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
320.000
Sumas iguales
2.320.000
2.320.000
Atención: El valor de la retención en la fuente se aplica
en el momento de la cancelación de la factura.
Ejemplo 3: La empresa Devuelve el 50% de la mercancía
comprada en el ejemplo 1.
(Devolución en Compras)
Código
Cuentas
Debe
Haber
2205
NACIONALES
348.000
6225
DEVOLUCIONES EN COMPRAS
300.000
2408
IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
48.000
Sumas iguales
348.000
348.000
Ejemplo 3: El cliente Jorge Castro devuelve el 50% de la
mercancía vendida en el ejemplo 2
(Devolución en Venta)
Código
Cuentas
Debe
Haber
4175
DEVOLUCIONES EN VENTAS
1.160.000
2408
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
160.000
1305
CLIENTES
1.000.000
Sumas iguales
348.000
348.000
2. Sistema de inventario permanente:
Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la
mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un
inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se
registran directamente en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, a
precio de costo.
La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o
auxiliar de mercancías denominado Kárdex, en el cual se registra cada artículo
como subcuenta de la cuenta Mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta
da el saldo de mercancías, por esta razón este sistema recibe el nombre de
inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas
que tienen una reducida variedad de mercancías.
Cuando las empresas tienen en existencia una gran
variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías
es conveniente llevar un kárdex sistematizado.
Las empresas obligadas a presentar su declaración
tributaria firmada por revisor fiscal o contador público, deberán utilizar el
sistema de inventario permanente ( Art. 2. Ley 74 de 1994)
Registro de entradas y salidas de mercancías en el
sistema de inventario permanente
En este sistema se registran al costo, en la cuenta
Mercancías no Fabricadas por la Empresa, cada operación de compra, venta,
descuentos y devoluciones en compras y en ventas:
La adquisición de mercancías se contabiliza con un débito
en la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa y un crédito en Bancos o
en la cuenta Proveedores.
Actividad:
Teniendo en cuenta que el registro de compras por los dos
sistemas de inventarios sólo se diferencia por el nombre de la cuenta que se
debita realice los siguientes asientos contables.
Ejemplo 1: La empresa "XX" compra gran
contribuyente compra mercancías al contado según factura No. 8001 por valor de
$600.000; IVA 16%, retención en la fuente 3.5%, cancela con cheque vendedor.
(Régimen Común)
Código
Cuentas
Debe
Haber
2367 Registra el valor de las retenciones en el Impuesto
sobre las Ventas efectuadas por el ente económico a los sujetos pasivos de
dicho impuesto cuando se adquieran bienes corporales, muebles o servicios
gravados
Ejemplo 2: Compra mercancía a crédito a Arte y Vida por $2.000.000;
IVA 16%, retención en la fuente 3.5%. Comprador gran contribuyente, vendedor
régimen simplificado.
Código
Cuentas
Debe
Haber
Ejemplo 1: Devolución en Compra del 50% del Ejemplo 1. de
compras
Código
Cuenta
Debe
Haber
1105
CAJA
2365
RETENCIÓN EN LA FUENTE
2367
IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO
1435
MERCANCIAS NO FAB. POR LA EMPRESA
2408
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
VENTAS:
En este sistema,
para contabilizar la venta de mercancías se requiere de dos asientos:
En el primer asiento se registra la salida de mercancía
al precio de venta, tal como se hace en el inventario periódico, tomando los
valores de la factura de venta,
En el segundo asiento se registra la venta a precio de
costo, debitando la cuenta Costo de Ventas y acreditando la cuenta Mercancías
no Fabricadas por la Empresa, los valores se toman de la columna Salidas de la
tarjeta de Kárdex,
Ejemplo 2: Se vende mercancía de contado a varios
clientes por valor de $3.500.000; IVA 16%. Costo de Ventas de la Mercancía
$2.000.000.
Primer asiento:
Código
Cuentas
Debe
Haber
1105
CAJA
4.060.000
4135
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR
3.500.000
2408
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR
560.000
Sumas iguales
4.060.000
4.060.000
Segundo asiento:
Código
Cuentas
Debe
Haber
6135
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR (Costo)
2.000.000
1435
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
2.000.000
:
1)La empresa
"Primero Tasajera" durante el mes de mayo de 2010 realizo las
siguientes transacciones.
a)compra mercancías al contado según factura
No. 6001 por valor de $900.000; IVA 16%, retención en la fuente 3.5%, cancela
con cheque vendedor. (Régimen Común)
b)Vende mercancías al contado según factura No.
3001 por valor de $1.200.000; IVA 16%, retención en la fuente 3.5%,
c)compra mercancías al contado según factura
No. 6005 por valor de $800.000; IVA 16%, retención en la fuente 3.5%, cancela
en efectivo vendedor. (Régimen Común)
d)compra mercancías al contado según factura
No. 6006 por valor de $850.000; IVA 16%, retención en la fuente 3.5%, cancela
con cheque vendedor. (Régimen Común)
e)Vende mercancías a crédito según factura No.
4001 por valor de $900.000; IVA 16%, retención en la fuente 3.5%, cancela con
cheque vendedor. (Régimen Común)
f) compra
mercancías al contado según factura No. 6007 por valor de $1.500.000; IVA 16%,
retención en la fuente 3.5%, cancela en efectivo
g)Compra mercancías a crédito según factura Nº
6008 por valor de $400.000; IVA 16%, retención en la fuente 3.5%, cancela con
cheque vendedor. (Régimen Común)
2) Por grupos
realizar visitar a los negocios del proyecto “Asesores Contables” y realizar
los asientos contables del movimiento de inventario del último mes. Presentar
como trabajo en grupo de dos en hojas de libro diario.
Investigación Personal:
1.Realiza las siguientes consultas:
a)Costo de Almacenamiento
b)Costos fijos
c)Costos variables
d)Costo de adquisición.
e)Stock mínimo
f)Punto de reorden
METODOS DE
INVENTARIOS:
MÉTODOS PARA LA
FIJACIÓN DEL COSTO
Kardex
El kardex es un
documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la
mercancia cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este
registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer
las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.
Los métodos más
utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio
ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO, a continuación se presentan sus
fundamentos y un ejemplo de su aplicación:
1. Método del
promedio ponderado
Este método consiste
en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el
inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el
precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a
diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercancía por este
método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman
las compras del periodo, después se divide por la cantidad de unidades del
inventario inicial más las compradas en
el periodo.
2. Método PEPS o FIFO
Aplicándolo
a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario
son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se
compran, son las primeras que se venden.
3. Método UEPS o LIFO
Este método tiene
como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es
que los últimos adquiridos son los primeros que se venden. En otras palabras el
inventario queda valorado por el precio más antiguo. En este método, los costos
de los últimos artículos comprados, son los primeros costos que registramos
para sacar las mercancías vendidas, vamos ahora a observar cómo se procede para
realizar el registro en la tarjeta kardex.
Fila 52
Al igual que en el método anterior, registramos el
inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $
9.000,00.
Fila 53
Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $
120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las
columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de
120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías
con estos dos precios.
Fila 54
Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos
registrar al costo de 120, porque es el costo de las últimas mercaderías en
entrar y según el método, deben ser las primeras en salir. En nuestras
existencias disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120.
Fila 56 y 57
En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades,
sacamos 5 de a 120 que son las últimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto
nuestras existencias ahora son de 75 unidades de a 100, esto nos da un total de
$ 7.500,00.
Fila 58
Con fecha 5 de julio, se realiza una devolución en venta
de 10 unidades, registramos a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total
de 1.000, en existencias nos queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia
anterior mas 10 de la devolución, a un costo de 100, nos da 8.500.
Fila 59
Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un
nuevo costo de 130, en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130.
Fila 61
En julio 7, registramos la devolución en compra de 15
unidades, al mismo costo de las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un
total de 1.950, registramos estos datos en la misma columna de entradas pero
con signo negativo, en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de
a 130.
Fila 63
Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo
de 130, finalmente en existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130.
El total de unidades son 90 y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este
método observamos que el valor del inventario bajó.
Fila 26
Al igual que en el
método promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $
100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.
Fila 27
Registramos una
compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos
mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que
tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para
hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.
Fila 28
Se realiza una venta
en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100, pues el método
exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las de 100
estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $
3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la
diferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual
que en el caso anterior, trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas
28 y 29 conforman la actual existencia del artículo “Q”.
Fila 30
En julio 4 se realiza
otra venta de 20 unidades, como todavía tenemos disponibilidad de las de a 100,
sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120.
Fila 32
Se registra una
devolución en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que registramos con signo
negativo en las columnas de salidas, ahora nuestras existencias son 45 de a 100
y 40 de a 120.
Fila 34
En julio 6,
realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00 por unidad,
esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existencias tenemos ahora 45
de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130.
Fila 37
En julio 7,
registramos una devolución en compra de 15 unidades de a 130, que ponemos con
signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devolución registramos al
mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestras existencias tenemos
ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130.
Fila 40 y 41
En julio 8,
registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a 100 y 5
de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $ 4.200,00 y
55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35 más 55 y
obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 más 7.150 y obtenemos el total de
inventarios $ 11.350,00. Como podemos observar utilizando este método se elevó
el valor del inventario.
Fila 8
Con fecha 1 de julio
registramos el inventario inicial, al multiplicar la cantidad 90 por 100 que es
el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8.
Fila 9
Con fecha 2 de julio
realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, esto nos da un total de
$ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamos las cantidades
de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado lo ponemos en la
celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas 4.800,00 de la
compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, éste valor
dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $
106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en
la celda J9, es decir aplicamos la fórmula =K9/I9.
Fila 10
En julio 3 realizamos
una venta de 35 unidades, que deben salir al último costo promedio ponderado
que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que se encuentra en la celda
H10, en I10 aplicamos la fórmula =I9-F10 para actualizar el saldo de
cantidades, similar fórmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 para actualizar
el valor de las existencias, en J10 registramos la fórmula =K10/I10, para
conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15.
Fila 11
Registramos en julio
4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15 c/u, esto da como
resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en la celda I11
aplicando la fórmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto da como
resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $ 106,15.
Fila 12
En julio 5, de la
última venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas, registramos en
las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registra de esta
forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de la
devolución es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en
F12, registramos con signo menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12
obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos paréntesis, también
equivale al signo negativo. En cantidades de la sección existencias,
registramos la fórmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues teníamos 75 mas 10 que nos
devuelven da como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a
la suma de 7.961,54 más 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio,
dividimos $ 9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15.
Fila 13
Se realiza una compra
en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que da como resultado $
9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155 lo registramos
en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $ 9.100,00 mas $
9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo
costo promedio que subió a $ 116, 92.
Fila 14
En julio 7, se
registra una devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de $ 130,00
por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades las
registramos en la sección de entradas pero con signo negativo. Actualizamos las
existencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades,
en K14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que dividido
para 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado.
Fila15
Se realiza una venta
en julio 8, 50 unidades al último costo promedio registrado de $ 115,52, da
como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140 menos 50,
nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10, obtenemos como
resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $
115,52 que es el mismo de la fila anterior.
Como hemos observado
este sistema permite obtener permanentemente cantidades, valores y costo
promedio de los inventarios, el resultado final es 90 unidades a un valor total
de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52.
